SEF i elektronske fakture: šta firma treba da zna
Sistem elektronskih faktura (SEF) je državni sistem preko kog se računi između obveznika PDV-a razmenjuju elektronski, a ne na papiru ili e-poštom. Za razmenu računa između firmi obavezan je od 1. januara 2023. Račun poslat mimo SEF-a u takvim slučajevima ne ispunjava obavezu, pa ulazni PDV po njemu ne treba odbijati bez provere.
Šta je SEF i čemu služi
SEF je portal koji vodi država i preko koga se razmenjuju elektronski računi. Kada izdate fakturu drugom obvezniku PDV-a, ne šaljete je kupcu e-poštom kao PDF, nego je unosite u SEF, a sistem je prosleđuje kupcu. Kupac je tamo vidi, prihvata ili odbija. Isti podaci stižu i do Poreske uprave, pa država u svakom trenutku zna koji je promet evidentiran.
Za vas to u praksi znači da faktura postoji samo ako postoji u SEF-u. Ono što ste poslali običnom e-poštom ili odštampali nije dovoljno kada je kupac obveznik PDV-a. Za više pojmova pogledajte i članak o PDV-u za početnike.
Ko mora da koristi SEF
Razmena računa preko SEF-a obavezna je za obveznike PDV-a kada fakturišu jedni drugima, a državne institucije su na ovaj način primale račune još od 2022. godine. Ako ste u sistemu PDV-a, SEF vam je svakodnevni alat: izdajete račune i primate račune dobavljača.
Ako niste u sistemu PDV-a, pravila zavise od toga kome fakturišete i šta kupujete. Zato ovo pitanje najbolje proverite pre prvog računa, a ne posle. Propisi o elektronskom fakturisanju se povremeno menjaju, pa tačan obim obaveze za svoju firmu proveravamo za svakog klijenta posebno.
Kako izgleda izdavanje računa
Izdavanje računa u SEF-u ima jasan redosled, a razlika u odnosu na staru praksu je u tome što se račun ne šalje kupcu, nego sistemu:
- u SEF-u pripremite račun sa svim obaveznim elementima, uključujući PIB kupca i stopu PDV-a po stavkama
- pošaljete račun kroz sistem, a SEF ga prosleđuje kupcu
- kupac račun prihvata ili odbija, a status vidite u SEF-u
- račun upisujete u svoje poslovne knjige i u evidenciju PDV-a u periodu u kome je nastao promet
- ako je potrebna ispravka, ne menja se stari račun nego se izdaje knjižno odobrenje ili zaduženje
Kako se primaju računi dobavljača
Kada vam dobavljač pošalje račun preko SEF-a, on se pojavi na vašem nalogu. Račun treba pregledati i prihvatiti ili odbiti u zakonskom roku, a ne ostaviti da stoji. To je važno jer od statusa računa zavisi kako se evidentira ulazni PDV i da li ga smete da odbijete.
Kod nas je to deo mesečnog posla: preuzimamo račune iz SEF-a, upoređujemo ih sa nabavkom i ugovorima i tek onda knjižimo. Ako račun ne odgovara onome što ste naručili, bolje je da ga odbijete u SEF-u nego da ga knjižite pa ispravljate.
Najčešće greške
Greške koje se u radu sa SEF-om najčešće javljaju su sitne, ali koštaju:
- račun je poslat e-poštom umesto kroz SEF, pa kupac ne može da ga evidentira
- pogrešan PIB ili naziv kupca, pa račun ne stigne kome treba
- pogrešna stopa PDV-a na pojedinim stavkama
- račun koji nije prihvaćen ili odbijen na vreme
- ispravka urađena prepravkom starog računa umesto knjižnim odobrenjem
- nalog u SEF-u na koji ima pristup samo jedna osoba, pa se sve zaustavi kada je ona odsutna
Šta radimo mi, a šta vi
Podela posla može da se prilagodi, a najčešći dogovor izgleda ovako:
| Zadatak | Radimo mi | Radite vi |
|---|---|---|
| Izdavanje računa u SEF-u | po vašem nalogu i uz ovlašćenje | šaljete nam podatke za fakturu |
| Preuzimanje i provera ulaznih računa | da | javite ako nešto niste naručili |
| Prihvatanje ili odbijanje računa | da, uz vašu saglasnost | odlučujete kada račun nije u redu |
| Knjiženje i PDV evidencija | da | ništa |
Kako da se pripremite
Najbolje je da pristup SEF-u ne zavisi od jedne osobe i da je jasno ko može da izdaje račune u ime firme. Dogovorite sa knjigovođom ko radi šta, a mi vam pomažemo oko ovlašćenja i pristupa, kao što je opisano na stranici rad na portalima. Mesečni tok ulaznih i izlaznih računa deo je obračuna PDV-a, pa je najlakše da sve ide istim putem.
Šta se menja u poslovanju zbog SEF-a
Pre SEF-a faktura je bila dokument koji ste sami pravili i slali kako ste hteli. Sada je ona podatak u državnom sistemu, pa se ispravnost proverava u trenutku slanja. To ima praktične posledice: pogrešan PIB ili stopa vidi se odmah, a ne na kontroli posle godinu dana.
Za firme koje fakturišu mnogo to znači da ima smisla povezati program za fakturisanje sa SEF-om, ako ga program podržava. Za male firme, koje izdaju nekoliko računa mesečno, dovoljno je da se računi unose direktno u SEF ili da to radi knjigovođa. Važno je samo da imate jedan postupak i da ga se svi pridržavaju.
Kako SEF utiče na PDV prijavu
Računi iz SEF-a su osnov za evidenciju PDV-a. Izlazni računi određuju koliko PDV-a obračunavate, a ulazni da li i koliko smete da odbijete. Zato se račun mora evidentirati u periodu u kome je nastalo pravo na odbitak, a ne kada vama odgovara. Ako račun stigne kasno, to može da utiče na prijavu koja je već podneta.
Mi pre svake predaje upoređujemo knjigu izdatih i primljenih računa sa stanjem u SEF-u. Tako se vidi da li neki račun nedostaje ili je evidentiran pogrešno, pre nego što prijava ode Poreskoj upravi. Kako izgleda taj postupak opisali smo na stranici obračun PDV-a.
Česta pitanja
Šta je SEF?
Sistem elektronskih faktura je državni sistem preko koga se elektronski razmenjuju računi između obveznika PDV-a i prema državnim institucijama. Račun koji se izdaje obvezniku PDV-a unosi se u SEF, a sistem ga prosleđuje kupcu.
Od kada je SEF obavezan?
Razmena elektronskih računa između firmi obavezna je od 1. januara 2023. godine, a prema državnim institucijama se primenjuje od 2022. Pravila se povremeno menjaju, pa je dobro da ih proverite za svoj slučaj.
Može li faktura da se pošalje e-poštom umesto kroz SEF?
Kada je kupac obveznik PDV-a, ne. Takav račun ne ispunjava obavezu, a kupac po njemu ne može bezbedno da odbije ulazni PDV. Račun treba izdati kroz SEF.
Kako se ispravlja pogrešan račun u SEF-u?
Stari račun se ne menja. Izdaje se knjižno odobrenje ili zaduženje, a obe strane to evidentiraju u svojim knjigama i PDV evidenciji.
Da li knjigovođa može da radi u SEF-u umesto mene?
Može, uz vaše ovlašćenje. Mi vam pomažemo da ga pripremite, a ovlašćenje možete da ukinete u svakom trenutku.
Tekst je informativan i ne zamenjuje poresko ili pravno savetovanje. Poslednje ažuriranje: 23. oktobar 2026.
Povezane usluge
Obračun PDV-a
PDV prijave pripremljene i podnete na vreme.
Rad na portalima
Prijave i zahteve na ePorezi, CROSO, eBolovanje i eUprava radimo mi.
Vođenje poslovnih knjiga
Uredne knjige, tačni podaci i prijave u roku.
Pročitajte i ovo
PDV za početnike: kada ulazite u sistem i kako se obračunava
PDV za početnike: stope 20% i 10%, kada se ulazi u sistem PDV-a, kako se odbija ulazni porez i do kada se podnosi prijava. Objašnjenje knjigovođe.
Tromesečni ili mesečni PDV: ko može i šta se isplati
Ko može da podnosi PDV prijavu tromesečno, do kada se podnosi zahtev i kada je mesečna prijava bolja. Objašnjenje knjigovođe, sa primerom.
Prvi zaposleni: šta firma mora da uradi korak po korak
Zapošljavate prvog radnika? Ugovor o radu, prijava na CROSO pre početka rada, obračun zarade, PPP-PD i ukupan trošak. Vodič knjigovođe iz Beograda.
Šta šaljete knjigovođi svakog meseca: spisak dokumenata
Koja dokumenta treba da pošaljete knjigovođi svakog meseca, kako ih slati i koji propusti najviše usporavaju obračun. Praktičan spisak za firme i preduzetnike.