Šta šaljete knjigovođi svakog meseca: spisak dokumenata
Knjigovođa može da knjiži samo ono što dobije. Svakog meseca mu trebaju izlazne i ulazne fakture, izvodi iz banke, blagajnički dokumenti ako radite sa gotovinom, ugovori i otpremnice, kao i podaci o zaposlenima. Kad sve stigne do dogovorenog dana, obračun i prijave idu bez zastoja.
Zašto je važan redovan priliv dokumenata
Knjigovodstvo nije posao koji se radi jednom godišnje. Svaka faktura i svaki izvod menjaju stanje firme, a od njih zavise PDV prijava, obračun zarada i kasnije finansijski izveštaji. Ako dokumenta stižu nepotpuna ili sa zakašnjenjem, knjige kasne, a prijave se rade na brzinu. To je najčešći razlog grešaka koje se vide tek na kontroli.
Spisak za svaki mesec
Za većinu firmi mesečni paket izgleda ovako:
- izlazne fakture, uključujući račune izdate kroz Sistem elektronskih faktura
- ulazne fakture dobavljača, takođe iz SEF-a, i računi koje ste primili na drugi način
- izvodi iz banke za sve poslovne račune, dinarske i devizne
- blagajnički dokumenti i fiskalni isečci, ako radite sa gotovinom
- ugovori, otpremnice, predračuni i avansne uplate koje treba povezati sa računima
- obračuni putnih troškova i drugi interni dokumenti
- podaci o zaposlenima: radni sati, bolovanja, godišnji odmori, promene ugovora
Kako da pošaljete dokumenta
Dokumenta možete da pošaljete e-poštom, kao skenirane ili fotografisane, ili da ih donesete lično. Fotografija je dovoljna ako je čitljiva i ako se vidi ceo dokument, uključujući datum, iznos i podatke o izdavaocu. Za račune iz SEF-a dovoljan je sam elektronski račun, ne treba ga štampati ni fotografisati.
Nekim klijentima je lakše da šalju sve odjednom na kraju meseca, a nekima jednom nedeljno. Oba načina rade, važno je samo da se unapred dogovori i da bude isto svakog meseca.
Do kog dana u mesecu
Rok za slanje dogovaramo pri početku saradnje i zavisi od toga šta firma radi. Ako ste u sistemu PDV-a, PDV prijava se podnosi do 15. u mesecu za prethodni mesec, a knjigovođi treba vreme da proknjiži račune i usaglasi stanje pre toga. Zato dokumenta za prethodni mesec treba da stignu nekoliko dana pre tog roka, a ne na sam dan. Isto važi za podatke o zaradama, koji moraju da stignu pre isplate.
Najčešći propusti
Iz iskustva, najviše vremena troše ovi propusti:
- račun je izdat bez svih obaveznih elemenata ili bez PIB-a kupca
- faktura je poslata e-poštom umesto kroz SEF
- uplata je stigla na račun, a nema fakture ili ugovora na koji se odnosi
- izvod iz banke stiže sa nedostajućim stranicama
- gotovinske uplate bez dokumenta o osnovu
- promene kod zaposlenih, poput bolovanja ili novog ugovora, javljene tek posle obračuna
Čuvanje originala
Kopiju možete da zadržite, ali original računa treba uredno čuvati, jer rokovi čuvanja zavise od vrste dokumenta, a poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se duži niz godina. Pri saradnji vam objasnimo koji rok važi za koje dokumente. Više o tome šta radimo svakog meseca imate na stranici knjigovodstvene usluge u Beogradu.
Kako da olakšate sebi
Nekoliko navika koje se isplate već posle prvog meseca:
- jedna fascikla, fizička ili elektronska, u koju ide sve što stigne tokom meseca
- račune i izvode šaljite redovno, a ne na kraju godine
- kad niste sigurni kako da evidentirate nešto, pitajte pre nego što platite
- ako menjate dobavljača ili otvarate novi račun u banci, javite nam odmah
Primer jednog meseca
Primer je ilustrativan. Mala firma ima deset izlaznih faktura, dvadesetak ulaznih računa, dva bankovna računa i jednog zaposlenog. Do dogovorenog dana šalje: izvode za oba računa, spisak izdatih računa iz SEF-a ili sam račun, račune dobavljača i podatke o satima radnika. Knjigovođa proknjiži sve, uskladi stanje sa bankom, obračuna zaradu i pripremi PDV prijavu, pa pre predaje pošalje pregled na uvid.
Ako jedan izvod ili račun fali, knjigovođa to vidi odmah i javlja, pa se problem rešava dok je mesec svež. Da se isto desi na kraju godine, tražilo bi se danima.
Šta radi knjigovođa sa onim što pošaljete
Dokument se pregleda, proveri da li je ispravan i da li ima sve elemente, pa se knjiži na odgovarajuće konto. Zatim se usaglašava sa bankom i sa stanjem kupaca i dobavljača. Tek posle toga se obračunavaju PDV i zarade i podnose prijave. Ako se negde ne slaže, knjigovođa pita pre nego što pretpostavi.
Zato je dobro da na pitanja odgovarate brzo. Najsporije se rešavaju stavke koje niko ne ume da objasni, na primer uplata bez računa. Više o tome šta radimo mesečno imate na stranici knjigovodstvene usluge u Beogradu.
Česta pitanja
Koja dokumenta šaljem knjigovođi svakog meseca?
Izlazne i ulazne fakture, izvode iz banke, blagajničke dokumente ako radite sa gotovinom, ugovore i otpremnice, kao i podatke o zaposlenima.
Mogu li da pošaljem dokumenta fotografijom?
Možete, ako je fotografija čitljiva i sadrži ceo dokument. Za račune iz SEF-a dovoljan je sam elektronski račun.
Do kada treba da pošaljem dokumenta?
Rok se dogovara unapred. Ako ste u sistemu PDV-a, dokumenta treba da stignu nekoliko dana pre 15. u mesecu, da bi PDV prijava bila pripremljena na vreme.
Šta ako zaboravim da pošaljem neki račun?
Javite čim primetite. Propušteni račun može da se proknjiži naknadno, ali to može da utiče na PDV prijavu koja je već podneta, pa je bolje da ne čekate.
Da li moram da donosim papirna dokumenta?
Ne moraju sva. Elektronske račune iz SEF-a ne treba štampati, a ostala dokumenta možete da šaljete skenirana ili fotografisana. Originale čuvate vi, u skladu sa rokovima.
Tekst je informativan i ne zamenjuje poresko ili pravno savetovanje. Poslednje ažuriranje: 23. oktobar 2026.
Povezane usluge
Vođenje poslovnih knjiga
Uredne knjige, tačni podaci i prijave u roku.
Obračun PDV-a
PDV prijave pripremljene i podnete na vreme.
Knjigovodstvo za preduzetnike
Evidencije, prijave i porezi za preduzetnike i paušalce.
Pročitajte i ovo
Kako izabrati knjigovođu: 7 pitanja pre potpisivanja
Kako izabrati knjigovođu ili knjigovodstvenu agenciju u Beogradu: sedam pitanja o ceni, rokovima, dostupnosti i odgovornosti pre nego što potpišete ugovor.
SEF i elektronske fakture: šta firma treba da zna
Šta je Sistem elektronskih faktura, ko ga koristi, kako se izdaje i prima račun u SEF-u i koje greške firme najčešće prave. Objašnjenje knjigovođe.
Tromesečni ili mesečni PDV: ko može i šta se isplati
Ko može da podnosi PDV prijavu tromesečno, do kada se podnosi zahtev i kada je mesečna prijava bolja. Objašnjenje knjigovođe, sa primerom.
Menjate knjigovođu: kako izgleda prelazak bez zastoja
Kako se menja knjigovođa: šta tražiti od prethodnog, kako se usaglašavaju stanja, ovlašćenja na portalima i šta se dešava u prvom mesecu.
Paušal ili knjige: šta se više isplati preduzetniku
Paušalac ili preduzetnik koji vodi knjige? Razlike u porezu, evidenciji i PDV-u, kao i pitanja koja treba postaviti pre odluke. Savet knjigovođe iz Beograda.